5月18日上午，甲午年寻根节督办会议召开，市委书记刘晓鸣，市委副书记、市长郄英才听取了各项筹备工作进展情况汇报，要求全力以赴做好冲刺阶段筹备工作，确保万无一失。
市委常委、市委秘书长夏卫东，市委常委、宣传部长谭志勇，副市长、市公安局长傅义以及筹委会办公室、市委办、市政府办、市台办、市接待办等部门相关负责人参加会议。
刘晓鸣指出，甲午年寻根节的筹备工作已经到了关键的收官阶段和冲刺阶段。他强调，当前要全力以赴做好三方面工作：一是要确保秩序，主要是迎宾接待秩序、“灵秀湖北”文艺展演和开幕式暨拜祖大典的组织秩序，做好相关的交通和安保工作；二是要注重对嘉宾的礼遇，要做到热情周到；三是要相互配合，各筹备工作组之间的信息沟通和共享至关重要，任何一方面都不能脱节。
郄英才就文化庙会、经贸洽谈会、“灵秀湖北”文艺展演以及名家论坛等活动的筹备工作做出了具体指示，并特别指出，嘉宾接待工作一定要遵守中央 八项规定，体现节俭要求，要做好安全保卫工作，细化预案，确保万无一失。